Windykacja faktury: Jak odzyskać pieniądze od niesolidnego kontrahenta?

Wystawiłeś fakturę, wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar. Termin płatności minął tydzień temu, potem miesiąc. Na koncie cisza, a telefon kontrahenta milczy lub słyszysz wieczne „zapłacę w przyszłym tygodniu”. Znasz to? To jeden z najbardziej frustrujących momentów w życiu każdego przedsiębiorcy. Nie dość, że nie masz swoich pieniędzy, to często musiałeś już odprowadzić od nich podatek VAT i dochodowy. W efekcie kredytujesz kogoś, kto Cię lekceważy.

Wielu moich Klientów przychodzi do kancelarii z poczuciem winy. Mówią: „Mecenasie, nie chcę psuć relacji, ale muszę opłacić ZUS”. To błędne myślenie. Relacja biznesowa kończy się tam, gdzie zaczyna się brak płatności. W tym artykule pokażę Ci, jak wygląda skuteczna windykacja faktury, krok po kroku – od pierwszego telefonu, aż po egzekucję komorniczą.

Windykacja faktury – co to właściwie jest i od czego zacząć?

Windykacja faktury to nic innego jak zbiór czynności prawnych i faktycznych, które mają doprowadzić do tego, by pieniądze należne Ci za wykonaną pracę trafiły z konta dłużnika na Twoje. Nie jest to, jak niektórzy myślą, „nasyłanie osiłków”, ale sformalizowana procedura, która – jeśli jest dobrze prowadzona – jest wysoce skuteczna.

Kluczem do sukcesu jest szybkość. Wielu przedsiębiorców zwleka, łudząc się obietnicami. Tymczasem dłużnik, który nie płaci Tobie, prawdopodobnie nie płaci też innym. Kto pierwszy uzyska tytuł wykonawczy i złoży wniosek do komornika, ten ma największe szanse na zaspokojenie. Wierzyciele z końca kolejki często zostają z niczym.

Windykacja miękka – telefon, mail czy od razu wezwanie?

Zanim wytoczymy ciężkie działa w postaci pozwu sądowego, warto spróbować metod miękkich. Dlaczego? Bo są tańsze i szybsze. Często brak płatności wynika z bałaganu w księgowości kontrahenta lub chwilowego zatoru, a nie ze złej woli.

Zacznij od przypomnienia SMS lub mailowego. Jeśli to nie działa, wykonaj telefon. Ale uwaga – rozmowa musi być konkretna. Nie pytaj „kiedy Pan zapłaci?”, ale ustalaj konkretną datę: „Oczekuję przelewu do piątku do godziny 12:00”.

Jeśli rozmowy nie pomagają, musisz wysłać formalne pismo. Musisz jednak wiedzieć, kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne lub nieskuteczne. Błędy w oznaczeniu kwoty, brak numeru faktury czy błędne dane dłużnika mogą sprawić, że sąd w przyszłości oddali powództwo w części dotyczącej kosztów procesu, uznając, że nie dałeś dłużnikowi szansy na dobrowolną spłatę.

Na tym etapie warto też zaproponować ugodę, jeśli dłużnik wykazuje wolę spłaty, ale nie ma środków na jednorazowy przelew. Spisanie ugody z harmonogramem spłat i – co ważne – uznaniem długu, przerywa bieg przedawnienia i ułatwia późniejszą sprawę sądową. Możesz posiłkować się wzorami, np. tak jak wygląda ugoda alimentacyjna (wzór), tak i w biznesie dokument ten musi być precyzyjny.

Biały wywiad, czyli jak sprawdzić dłużnika przed pozwem

Zanim zainwestujesz pieniądze w opłatę sądową i prawnika, warto sprawdzić, czy dłużnik jest wypłacalny. W mojej kancelarii nazywamy to „audytem windykacyjnym”. Jeśli spółka dłużnika jest „wydmuszką”, nie ma majątku, a komornicy umarzają egzekucje – pozew może być tylko sztuką dla sztuki (choć czasem jest potrzebny, by odzyskać VAT).

Jak to zrobić? Warto wiedzieć, jak sprawdzić, ile ktoś ma długu. Możesz skorzystać z giełd wierzytelności, sprawdzić wpisy w KRD czy BIG InfoMonitor. W przypadku spółek prawa handlowego, analiza wpisów w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) może powiedzieć wiele o kondycji finansowej – np. czy składają sprawozdania finansowe.

Często zdarza się, że dłużnicy stosują różnego rodzaju uniki. Przepisują majątek na rodzinę, zakładają nowe spółki. Jeśli podejrzewasz takie działania, Twoja strategia procesowa musi być inna. Być może konieczna będzie tzw. skarga pauliańska, czyli ubezskutecznienie wyzbycia się majątku.

Sądowy nakaz zapłaty – kiedy negocjacje zawiodą

Jeśli etap polubowny nie przyniósł efektu, kierujemy sprawę do sądu. W sprawach o zapłatę faktury najczęściej ubiegamy się o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. To szybsza ścieżka niż standardowy proces.

Wielu przedsiębiorców boi się sądu. Kojarzy im się to z latami procesów. Tymczasem proste sprawy o zapłatę, gdzie dowodem jest podpisana faktura i dowód doręczenia towaru, często kończą się na posiedzeniu niejawnym – bez Twojej obecności w sądzie. Sąd wydaje nakaz, wysyła go dłużnikowi, a jeśli ten nie wniesie sprzeciwu w ciągu 14 dni – masz prawomocny tytuł wykonawczy.

Warto pamiętać o zabezpieczeniu swoich interesów jeszcze na etapie podpisywania umowy. Świetnym narzędziem jest dobrowolne poddanie się egzekucji w akcie notarialnym, o czym mówi artykuł 777 Kodeksu postępowania cywilnego. Jeśli masz taki akt, omijasz cały proces sądowy i idziesz (prawie) prosto do komornika. To oszczędność co najmniej kilku miesięcy.

Jednak dłużnicy bywają kreatywni. Mogą próbować podważać jakość usługi, twierdzić, że faktura nie była doręczona, albo powoływać się na art. 5 Kodeksu Cywilnego i zasady współżycia społecznego, twierdząc, że żądanie zapłaty jest w danej sytuacji nadużyciem prawa (choć w relacjach B2B sądy rzadko na to przystają).

Czy windykacja się opłaca? Koszty vs zyski

To najczęstsze pytanie. „Mecenasie, czy ja nie dołożę do interesu?”. Prawo jest tak skonstruowane, że co do zasady to dłużnik ponosi koszty windykacji. Jeśli wygrasz sprawę, sąd zasądzi od dłużnika na Twoją rzecz:

• Zwrot opłaty sądowej od pozwu.
• Zwrot kosztów zastępstwa procesowego (wynagrodzenie adwokata według stawek urzędowych).
• Odsetki za opóźnienie (w transakcjach handlowych są one znacznie wyższe niż ustawowe).
• Zwrot kosztów rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (słynne 40, 70 lub 100 EURO).

Oznacza to, że przy skutecznej egzekucji, usługa prawna może być dla Ciebie de facto darmowa, bo sfinansuje ją dłużnik. Oczywiście, ryzykiem jest niewypłacalność dłużnika. Wtedy koszty ponosisz Ty. Dlatego w mojej kancelarii zawsze zaczynamy od oceny ryzyka. Czasem, gdy dłużnik to bankrut, lepiej skorzystać z ulgi na złe długi niż topić pieniądze w procesach. Ale to trzeba sprawdzić, a nie zakładać z góry.

Warto też wiedzieć, że na rynku są podmioty, które oferują pomoc zadłużonym. Jeśli Twój dłużnik korzysta z usług firmy typu „kto pomaga wyjść z długów” lub restrukturyzacyjnej, Twoja pozycja negocjacyjna się zmienia i musisz działać bardzo ostrożnie, by nie wypaść z listy wierzycieli.

Czy za długi z faktury odpowiada rodzina dłużnika?

Jeśli Twoim dłużnikiem jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), to za długi odpowiada przedsiębiorca całym swoim majątkiem osobistym. A co z małżonkiem? To zależy od ustroju majątkowego. Jeśli nie mają intercyzy, komornik może zająć wynagrodzenie dłużnika, ale egzekucja z majątku wspólnego (np. domu) wymaga nadania klauzuli wykonalności przeciwko małżonkowi, co jest możliwe tylko, jeśli małżonek wyraził zgodę na zaciągnięcie zobowiązania.

Dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, co to jest rozdzielność majątkowa i jakie ma skutki dla wierzyciela. Jeśli dłużnik „przepisał wszystko na żonę” po powstaniu długu, wracamy do tematu skargi pauliańskiej.

Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, gdy dłużnik umiera w trakcie procesu windykacji. Wtedy długi nie znikają – wchodzą do spadku. Musisz ustalić krąg spadkobierców. Spadkobiercy mogą spadek przyjąć lub odrzucić. Procedura odrzucenia spadku przez rodzinę dłużnika może sprawić, że będziesz szukać kolejnych krewnych, aż do Gminy lub Skarbu Państwa.

Podatki a niezapłacona faktura – jak odzyskać VAT i PIT?

To element, o którym wielu zapomina. Jeśli nie odzyskałeś pieniędzy, polskie prawo pozwala Ci przynajmniej odzyskać zapłacone podatki. To tzw. „ulga na złe długi”.

W przypadku VAT, jeśli od terminu płatności minęło 90 dni, możesz skorygować deklarację i odzyskać wpłacony podatek. Co więcej, dłużnik ma obowiązek ten VAT zwrócić do urzędu skarbowego (co jest dla niego bardzo bolesne). Podobnie wygląda sytuacja w podatku dochodowym (PIT/CIT). Często informacja o tym, że zamierzasz skorzystać z ulgi na złe długi (co automatycznie powiadomi Urząd Skarbowy o zaległościach dłużnika), działa na kontrahenta mobilizująco – nikt nie chce kontroli skarbowej.

Uważaj na terminy – kiedy dług przepada?

Najgorszym wrogiem wierzyciela jest czas. Roszczenia z tytułu sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawniają się zaledwie po 2 latach. Roszczenia z tytułu umowy o dzieło czy zlecenia mogą mieć inne terminy, ale zasada jest jedna – nie czekaj.

Podobnie jak w prawie spadkowym mamy ściśle określone przedawnienie roszczenia o zachowek, tak w obrocie gospodarczym przegapienie terminu o jeden dzień sprawia, że dłużnik może uchylić się od zapłaty. Wystarczy, że podniesie zarzut przedawnienia przed sądem, a Ty przegrasz sprawę i jeszcze zapłacisz jego koszty adwokackie.

Pamiętaj: każde skuteczne działanie przed sądem, uznanie długu przez dłużnika czy wniosek do komornika przerywa bieg przedawnienia i sprawia, że biegnie ono od nowa.

Windykacja faktury to proces, który wymaga strategii, a nie emocji. Jeśli masz problem z dłużnikiem, który unika kontaktu, ukrywa majątek lub po prostu odmawia zapłaty, nie czekaj, aż sprawa się przedawni. Skontaktuj się ze mną. Przeanalizujemy Twoją sytuację, sprawdzimy wypłacalność dłużnika i dobierzemy najskuteczniejszą metodę odzyskania Twoich pieniędzy.

Dłużnik unika płatności? Twoja firma traci płynność finansową?
Nie czekaj, aż będzie za późno.
Skontaktuj się z moją kancelarią już dziś. Odzyskaj to, co Ci się należy.